Korespondensi Kelas X

 

KOMUNIKASI MELALUI TELEPON

1. Pengertian Hubungan Telepon

Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak lain.

Hubungan dengan telepon termasuk bentuk komunikasi tidak langsung, antara komunikator dengan komunikan secara fisik tidak tatap muka, tetapi diperantarai dengan satu rangakaian elektronik yang disebut pesawat telepon.

 

2. Macam-macam pesawat dan Hubungan Telepon

a Jenis Pesawat Telepon

1.                   INTERKOM

Merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri dari satu bagian ke bagian lain dalam satu instansi.

 

2.                    PESAWAT TELEPON

Merupakan alat untuk menyampaikan informasi secara lisan dari satu pihak ke pihak lain dari jarak jauh, baik dalam lingkungan kantor maupun luar kantor. Pesawa tunggal maksudnya pesawat telelpon yang bisa digunakan di lingkungan keluarga, organisasi, maupun instansi tertentu. Pesawat ini pun ada dilengakapi dengan pesawat ekstensi(cabang-cabang).

 

3.                     PMBX(PRIVATE MANUAL BRRANCH EXCHANGE)

Jenis pesawat ini tidak memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Untuk menelepon, penelepon harus terlebih dahulu melalui operator, penelepon harus menekan nomor  yang telah ditentukan, setelah menayambung penelepon baru dapat berhubungan langsung dengan nomor telepon luar yang dikehendaki, umumnya menggunkan ekstensi.

4.                    PABX(PRIVATE AUTOMATIC BRANCH EXCHANGE)

Pesawat ini memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui oprator. Penelepon dapat berhubungan lansung ke luar dengan cara memutar nomor khusus untuk memperoleh saluran keluar. Setelah itu penelepon baru memutar nomor telepon yang dikehendaki.

 

5.                     SWITCHBOARD (PAPAN SAMBUNG)

Yaitu alat komunikasi yang terdiri dari papan panel yang lebar, yang di dalamnya terdpat saklar-saklar dan istrument yang lain yang berfungsi untuk menyampaikan dari satu tempat ke tempat lain.

 

6.                     LOUDSPEAKING TELEPON (PENGERAS SUARA TELEPON)

Alat ini digunakan untuk memperbesar volume suara telepon. Keuntungan yang diperoleh dengan alat ini yaitu:

¯ Meningkatkan kemampuan kerja

¯ Meningkatkan efesiansi kerja

¯ Menerima teleppon tanpa harus meninggalkan pekerjaan yang ada.

 

7.        TELEPHONE ANSWERING MACHINE(MENSIN PENJAWAB TELEPON

Yaitu suatu alat yang dapat merekam/menjawab setiap pesan (berita) yang masuk.

 

b. Jenis Hubungan Telepon

1.   Hubungan Antar Bagian, yaitu hubungan lansung antara bagian satu dengan bagian lain dalam satu kantor.

2.  Hubungan Local, hubungan yang dilakukan pada satu lingkup daerah tertentu , yakni dalam satu kota. Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan kode area tempat yang dituju.

3.   Hubungan Interlokal, hubungan telepon antara dua orang secara lansung dengan jarak jauh, antar kota atau provinsi namun tetap dalam satu Negara.

4.   Hubungan Internasional, yaitu hubungan telepon langsung berjarak jauh dari seseorang atau organisasi di suatu Negara dengan orang lain  atau organisasi Negara yang lain.

 

c. Peletakan Pesawat Telepon

1.      Telepon Meja, yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan di atas meja.

2.      Telepon Dinding, yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan pada dinding.

3.      Telepon Mobil, kapal atau pesawat, yakni telepon yang diletakkan pada mobil, pesawat, kapal.

4.      Telepon mobil atau telepon genggam, yakni telepon yang bisa dibawa kemana-mana oleh pemiliknya.

 

d. Cara Kerja Telepon

1. Hubungan Melalui Operator, tekan nomor operator sentral untuk hubungan perorangan, berikan nama dan nomor telepon orang yang akan dihubungi serta nomor pesawat telepon sendiri. Jika sudah berhasil menghubungi nomor yang diinginkan, operator sentral akan meminta hubungan dengan orang yang dikehendaki dan menuggu sampai orang yang dituju siap untuk bicara.

2.  Hubungan Langsung, maksudnya penelepon menelepon sendiri tanpa operator, memutar kode /nomor SLJJ kemudian langsung bicara.

3. Hubungan Langsung dengan SMS, hubungan langsung jarak jauh bahkan melintas batas Negara dengan menggunakan layanan pesan pendek , yang bisa tertulis / melalui suara. Layanan ini banyak digemari karena cepat, murah, sekaligus tertulis sehingga bisa langsung mengingatkan.

 ETIKA PENANGANAN TELEPON

1. Etika Bertelepon

Etika bertelepon yang baik adalah tata pergaulan  yang baik dalam berkomunikasi lisan melalui telepon, yakni berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat, bersahabat dan juga tidak emosi. Hal-hal penting etika bertelepon yakni:

·         Jangan biarkan telepon berdering 2-3 kali segera diangkat.

·         Ketika bertelepon di kantor,  jangan membuka pembicaraan dalam menerima telepon dengan sebutan hallo, tetapi sebutkan nama dan perusahaan anda.

·         Jangan gunakan telepon untuk untuk diluar urusan  kantor, kecuali hanya sesekali dan seperlunya.

·         Bisa mendengarkan lawan bicara, dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon.

·         Memberikan respon secara cepat dan lugas.

·         Berbicara seperlunya, dengan volume suara  cukup jelas, tegas dan lancar serta hangat dan bersahabat.

·         Menyiapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti nomor telepon yangn dituju, nama jabatan yang dituju, buku catatan dan pensil, serta materi pembicaraan.

·         Ketika bertelepon, tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara, jangan menelepon sambil makan dan sejenisnya.

·         Catat poin pesan, minta nomor penelepon, mintalah maaf jika ada kesalahan, dan akhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih, dan letakkan telepon secara pelan.

Hal-hal yang harus dihindari sekretaris dalam komunikasi melalui telepon:

·         Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab.

·         Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon.

·         Berbicara sambil makan sesuatu  atau mengunyah permen.

·         Berbicara dengan nada kasar atau membentuk

·         Berbicara dengan nada memerintah

·         Penelepon dibiarkan menuggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi music yang diperdengarkan.

·         Penelepon ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah.

·         Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.

MENERIMA TELEPON

 

1.      Langkah-langkah Dan Teknik Menerima Telepon

a.      a.  Teknik Mengangkat Telepon

Setiap kali telepon bordering harus segera diangkat, jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari 3 kali, sebab akan menggangu suasana kerja.

b.     b.  Menyiapkan buku catatan

Siapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting.

c.       c. Memberi salam kepada penelepon

Berilah salam sesuai dengan waktu kepada penelpon, kemudian menyebutkan identitas perusahaan tempat kita bekerja.

d.      e. Membuka pembicaraan.

Pada saat menjawab telepon, sekretaris tidak perlu memberikan jawaban yang mendetail, tetapi cukup menginformasikan hal-hal yang inti saja. Sekretaris ditantang untuk menjwab secara diplomatis setiap pembicaraan.

e.      e.  Hubungkan segera penelpon dengan yang dicari

 Yakinkan siapa orang yang akan dihubungi, karena penelpon akan sangat kecewa bila yang dihubungi tidak sesuai dengan yang dikehendaki.

f.     f.   Menciptakan kesan yang baik

Jika Penelpon ingin berbicara langsung dengan atasan perusahaan, jawablah dengan sopan dan lembut. Apabila penelpon bersedia menuggu sebelum disambungkan kepada yang dituju, ucapakan terimakasih atas kesabaran menuggu. Jika orang yang dicari/ diajak bicara oleh si penelpon sedang keluar, penerima telepon harus memberikan keterangan kepada penelpon tentang ketidakhadiran orang yang dicari. Selain itu berusaha untuk mendapatkan keterangan selengkap-lengkapnya tentang identitas penelpon.

g.       h.   Mencatat pesan

1.      Mencatat segala sesuatu yang diperlukan.

2.      Memberikan keterangan yang jelas dan lengkap.

3.      Menanyakan kepada penelpon nama dan nomor teleponnya.

4.      Menghindari kesalahan-kesalahan isi pesan dari si penelpon dengan cara menyebutkan kembali pesan tersebut.

5.      Sampaikan pesan tersebut kepada pihak yang berhak menerima.